De quoi s'agit-il
Le répondeur automatique est une IA qui répond à vos clients sur Telegram à votre place quand vous êtes occupé ou en dehors de vos heures de travail. Il écrit dans votre style, peut mentionner vos annonces actives et ne répond que si vous n'avez pas répondu vous-même dans le délai choisi.
Chaque nouvelle conversation arrive automatiquement dans votre CRM personnel sous forme de lead : vous ne perdez aucune demande.
Le répondeur automatique est un onglet de l'outil Assistant IA, pas une page à part. Chemin : espace personnel > Outils IA > Assistant IA > onglet Répondeur automatique.
Deux façons de connecter Telegram
Vous pouvez vous connecter avec l'une de deux méthodes équivalentes. Choisissez celle qui vous convient.
| Méthode | Qui envoie les réponses | Telegram Premium |
|---|---|---|
| Telegram personnel | Vous, depuis votre compte personnel | Requis |
| Bot de prospects | Un bot séparé | Non requis |
Méthode 1. Telegram personnel (recommandée)
L'IA répond à vos clients directement dans votre Telegram personnel, en votre nom. Vous pouvez reprendre n'importe quelle conversation à tout moment. Cette méthode nécessite un abonnement Telegram Premium (la fonction Telegram Business).
Cliquez sur « Connecter » sur la carte « Telegram personnel »
Dans l'onglet Répondeur automatique, sous Canaux de réponse, trouvez la carte Telegram personnel (marquée comme recommandée) et cliquez sur Connecter. Une fenêtre pas à pas s'ouvre.
Ouvrez notre bot et démarrez-le
Cliquez sur Ouvrir le bot : notre bot s'ouvre dans Telegram. Appuyez sur Démarrer.
Ajoutez le bot à Telegram Business
Dans Telegram, allez dans Paramètres > Telegram Business > Chatbots et ajoutez notre bot. Ouvrez ensuite Gérer les messages et activez Répondre aux messages.
Revenez dans l'espace personnel et vérifiez la connexion
Revenez dans l'onglet du répondeur automatique et cliquez sur Vérifier la connexion. Si tout est bien configuré, vous verrez le statut Connecté — réponses en votre nom et votre identifiant Telegram.
Le Telegram personnel ne fonctionne qu'avec un abonnement Telegram Premium actif. Sans lui, utilisez la méthode du bot de prospects.
Méthode 2. Bot de prospects (sans Premium)
Un bot séparé répond à vos clients à votre place. Telegram Premium n'est pas nécessaire. Cette méthode convient si vous ne voulez pas connecter votre compte personnel.
Créez un bot via @BotFather
Dans Telegram, ouvrez @BotFather, créez un nouveau bot et copiez son token (une chaîne du type 123456789:AA...).
Cliquez sur « Connecter » sur la carte « Bot de prospects »
Sous Canaux de réponse, trouvez la carte Bot de prospects et cliquez sur Connecter à côté de Telegram. Une fenêtre pour le token s'ouvre.
Collez le token et connectez
Collez le token du bot dans le champ Jeton du bot et cliquez sur Connecter. Une fois la connexion réussie, une marque verte Connecté apparaît.
WhatsApp comme canal de réponse est marqué Bientôt et n'est pas encore disponible.
Comment activer le répondeur automatique
Dès qu'au moins un canal est connecté, l'interrupteur principal Répondeur activé en haut de la page devient actif. Tant qu'il est désactivé, l'IA ne répond jamais à vos clients. Activez-le et cliquez sur Enregistrer en bas de la page.
Paramètres
Tous les réglages se trouvent dans la section Paramètres du répondeur automatique. L'IA ne répond automatiquement que si vous n'avez pas répondu vous-même dans le délai choisi.
Délais
- Réponse automatique : le délai avant que l'IA réponde à un nouveau contact si vous n'avez pas répondu personnellement. Options : de 5 minutes à 72 heures. Par défaut : 5 minutes.
- Rappel automatique : quand relancer un client qui ne répond plus. Même plage de durées.
- Relance : quand réécrire à un client en l'absence de réponse. Options : 24 heures, 48 heures, 72 heures, une semaine ou jusqu'à ce qu'il vous bloque.
Voix et instructions de l'IA
- Voix et instructions de l'IA (en votre nom) : décrivez comment l'IA doit répondre : le ton, ce qu'il faut mettre en avant, ce qu'il ne faut pas promettre. Par exemple : « Amical et concis, toujours proposer une visite, ne jamais aborder les questions juridiques ou fiscales. » Jusqu'à 2000 caractères.
- Message de bienvenue sur /start : le message que reçoit un client quand il ouvre votre bot. Laissez vide pour un message par défaut.
- Indiquer que les réponses viennent d'une IA : une fois activé, les réponses portent une mention indiquant qu'une IA écrit.
- Autoriser l'IA à mentionner vos annonces actives : l'IA peut proposer au client vos annonces du catalogue.
Quand répondre automatiquement
Le sélecteur Quand répondre automatiquement définit vos heures de travail :
- Toujours : l'IA répond à tout moment.
- Uniquement hors heures de travail : l'IA répond quand vous n'êtes pas disponible (pratique pour les nuits et les week-ends).
- Uniquement pendant les heures de travail : l'IA ne répond que dans la plage horaire que vous définissez.
Pour les deux derniers modes, définissez la plage horaire (de - à).
Après avoir modifié des réglages, cliquez sur Enregistrer.
Tester la réponse
Dans la section Tester la réponse (dans votre style), tapez un exemple de message client et cliquez sur Tester. L'IA génère une réponse selon vos réglages : vous voyez comment elle parlera aux clients avant la mise en service.
Conversations
En bas de la page se trouve la section Conversations, une mini-boîte de réception de toutes les discussions avec les clients. Elle affiche des statistiques (nombre de conversations, réponses de l'IA, vos réponses).
- Cliquez sur une conversation pour ouvrir le fil. Les messages de l'IA sont signalés à part.
- Vous pouvez répondre au client manuellement dans le champ en dessous : l'IA comprend alors que vous avez pris le relais.
- Le bouton Mettre l’IA en pause arrête les réponses automatiques dans une conversation donnée ; Reprendre l’IA les réactive.
Les leads dans le CRM
Quand un client écrit pour la première fois, le répondeur automatique crée automatiquement un lead dans votre CRM personnel (pas dans le pool commun). Ainsi, chaque demande reçue sur Telegram est réunie avec vos autres leads. Pour en savoir plus sur le travail avec les leads : les leads dans le CRM.
Facturation
Chaque réponse automatique de l'IA est débitée du solde de votre portefeuille GREM (à la réponse). Assurez-vous que votre solde est approvisionné, sinon l'IA ne pourra pas répondre. Plus de détails : forfaits et tarifs.
En Allemagne, le répondeur automatique fait partie de l'assistant IA et il est inclus dans le forfait ; une utilisation raisonnable (fair use) s'applique. Plus d'infos : Forfaits et prix en Allemagne.
Conseils
- Décrivez en détail la voix et les instructions de l'IA : c'est ce qui influence le plus la qualité des réponses.
- Utilisez d'abord Tester la réponse pour vérifier que le ton vous convient.
- Si vous êtes souvent disponible en journée, choisissez Uniquement hors heures de travail : l'IA ne vous remplacera que pendant vos absences.
- Gardez la mention « les réponses viennent d'une IA » si la transparence avec vos clients compte pour vous.