Le CRM est inclus dans la formule. Vous le trouvez dans le menu CRM, avec quatre rubriques : Entrées, Contacts, Affaires et Tâches. Agenda et Messages sont des rubriques à part, reliées au CRM.
Entrées
Dans les entrées, vous voyez tout ce qui arrive :
| Rubrique | Ce qui y arrive |
|---|---|
| Leads | Les demandes via votre page d'atterrissage, votre page de marque et les leads créés manuellement |
| Demandes Smart | Les demandes issues des demandes Smart |
| Offres et demandes | Les offres de propriétaires, les demandes de recherche et les demandes sur vos biens |
| Demandes de partenaires | Les demandes de confrères |
Un compteur sur la rubrique Entrées signale les nouveaux éléments. La manière d'accepter les offres et les demandes de recherche est décrite dans Accepter des contacts en Allemagne.
Contacts
Contacts est votre base clients : une fiche par personne, avec ses affaires et ses biens. Vous recherchez par nom, téléphone ou e-mail.
La fiche affiche :
- Nom, Téléphone, E-mail, Langue, Messagerie
- Rôle : propriétaire, acheteur, locataire, bailleur ou confrère
- Budget (EUR) et Financement vérifié
- Source : contact GREM, page d'atterrissage, page de marque, manuel ou import
- les biens et affaires liés
Consentement (RGPD)
Pour chaque contact, GREM affiche le consentement : Consentement le (date), Finalité et Source du consentement. Pour les contacts arrivés via GREM, il est indiqué Consentement via GREM. Si rien n'est renseigné pour un contact créé manuellement, il est indiqué Non renseigné.
- Exporter les données vous donne toutes les données du contact : affaires, étapes, appels, rendez-vous et consentements. C'est ainsi que vous répondez à une demande d'accès
- Supprimer le contact supprime, à la demande du client, ses données personnelles de toutes les affaires. L'historique des étapes reste, sans données personnelles. Cette action est irréversible
Import et export
- Importer (CSV, Excel) reprend vos contacts existants. Les exports onOffice, Propstack et FlowFact sont reconnus automatiquement. Déroulement de l'import : Importer des biens et des leads depuis un fichier
- Exporter en CSV télécharge la liste de vos contacts au format CSV
Les contacts se créent aussi d'eux-mêmes : lorsque vous acceptez un contact GREM ou ajoutez un client.
Affaires
Affaires est un tableau kanban. Au-dessus du tableau, vous choisissez l'un des deux pipelines. Vous déplacez les fiches d'une étape à l'autre par glisser-déposer.
Acquisition (propriétaires)
Nouveau contact → Premier contact → Estimation → Mandat Makler → Commercialisation → Vendu / loué, et à côté Perdu.
Vente / location (acheteurs, locataires)
Nouveau contact → Premier contact → Rendez-vous → Visite → Offre → Réservation → Rendez-vous chez le notaire → Conclu, et à côté Perdu.
Les étapes des pipelines sont fixes et ne peuvent pas être renommées.
La fiche d'une affaire
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Client | nom et rôle du client |
| Bien | le bien lié |
| Montant (EUR) | prix de vente ou loyer |
| Commission attendue | en pourcentage ou en euros |
| Makler responsable | qui mène l'affaire |
| Prochaine étape | ce qu'il faut faire ensuite, avec une échéance |
| Contact avant le, Attribué jusqu'au | délais pour les contacts arrivés via GREM |
Contacts venant de GREM
Lorsque vous acceptez un contact, GREM crée lui-même un contact et une affaire à l'étape Nouveau contact. Une offre de propriétaire va dans le pipeline Acquisition, les acheteurs et les locataires dans le pipeline Vente / location. Sur l'affaire courent les délais Contact avant le (3 jours ouvrés) et Attribué jusqu'au (14 jours).
Appelez avec Appeler via GREM : GREM vous appelle d'abord, puis le client. Après l'appel, l'affaire passe à l'étape Premier contact. Le contact via GREM est ainsi confirmé.
Les étapes sont journalisées
Chaque changement d'étape est enregistré avec la date, l'heure et la personne, et ne peut pas être modifié après coup. Le propriétaire voit dans Mon choix de Makler, bloc Travail du Makler, les étapes et les dates de l'affaire concernant son bien ; il ne voit pas vos notes.
Historique
L'Historique d'une affaire réunit tout dans une seule liste :
- les appels via la téléphonie GREM, avec leur durée
- les messages
- les visites, rendez-vous et tâches de l'agenda
- les documents
- les notes
- les changements d'étape et le transfert à un autre Makler
Les e-mails ne sont pas envoyés depuis GREM, ils n'apparaissent donc pas ici.
Résultat de l'appel
Après un appel, la fenêtre Résultat de l'appel s'ouvre. Choisissez Joint, Non joint, Rappeler ou Autre et écrivez une Note : ce qui a été convenu et quelle est la prochaine étape. Le résultat figure ensuite dans l'historique. Plus tard ferme la fenêtre sans enregistrement.
Tâches
Dans Tâches, vous voyez les tâches et les relances de l'agenda ainsi que les prochaines étapes de vos affaires.
- Une tâche a un titre, une échéance (Échéance), un Rappel et elle est liée à un Client ou à une affaire
- Nouvelle tâche ouvre l'agenda : vous y créez la tâche et la liez au client. Ou bien vous indiquez sur l'affaire la prochaine étape avec une échéance
- Les tâches figurent aussi dans l'agenda
- Une tâche en retard est signalée et apparaît sur la page d'accueil
Bien et page d'accueil
- Sur la page d'un bien à vendre, l'onglet Prospects et affaires affiche tous les clients et toutes les affaires liés à ce bien
- La tuile Clients en cours de la page d'accueil affiche le nombre d'affaires ouvertes et mène à CRM > Affaires
Le CRM dans l'agence
L'agence compte quatre rôles : titulaire, direction du bureau, Makler et assistant.
- Le titulaire et la direction du bureau voient tous les contacts et toutes les affaires de l'agence. Le filtre Par Makler affiche les affaires d'un Makler
- Les Makler voient leurs propres contacts et affaires
- L'assistant voit les contacts et les affaires des Makler auxquels il est rattaché
- Transférer une affaire. Le titulaire peut transférer une affaire à un autre Makler. Le transfert figure dans l'historique
- Rapports. Dans Rapports, le bloc CRM : pipeline affiche la Valeur du pipeline, la Conversion par étape et les Affaires par Makler