Das CRM ist im Tarif enthalten. Sie finden es im Menü unter CRM mit vier Punkten: Eingang, Kontakte, Deals und Aufgaben. Kalender und Nachrichten sind eigene Menüpunkte und mit dem CRM verbunden.
Eingang
Im Eingang sehen Sie alles, was hereinkommt:
| Bereich | Was dort ankommt |
|---|---|
| Leads | Anfragen über Ihre Landingpage, Ihre Markenseite und manuell angelegte Leads |
| Smart-Anfragen | Anfragen aus Smart-Anfragen |
| Angebote und Anfragen | Angebote von Eigentümern, Suchaufträge und Anfragen zu Ihren Objekten |
| Partneranfragen | Anfragen von Kollegen |
Neue Einträge zeigt ein Zähler am Menüpunkt Eingang. Wie Sie Angebote und Suchaufträge annehmen, steht in Kontakte in Deutschland annehmen.
Kontakte
Kontakte ist Ihre Kundenbasis: eine Karte pro Person, mit ihren Deals und Objekten. Sie suchen nach Name, Telefon oder E-Mail.
Auf der Karte stehen:
- Name, Telefon, E-Mail, Sprache, Messenger
- Rolle: Eigentümer, Käufer, Mieter, Vermieter oder Kollege
- Budget (EUR) und Finanzierung geprüft
- Quelle: GREM-Kontakt, Landingpage, Markenseite, manuell oder Import
- verknüpfte Objekte und Deals
Einwilligung (DSGVO)
Zu jedem Kontakt zeigt GREM die Einwilligung: Einwilligung am (Datum), Zweck und Quelle der Einwilligung. Bei Kontakten, die über GREM kommen, steht Einwilligung über GREM. Ist für einen manuell angelegten Kontakt nichts eingetragen, steht dort Nicht erfasst.
- Daten exportieren gibt Ihnen alle Daten des Kontakts: Deals, Phasen, Anrufe, Termine und Einwilligungen. So beantworten Sie eine Auskunftsanfrage
- Kontakt löschen löscht auf Wunsch des Kunden seine personenbezogenen Daten aus allen Deals. Der Phasenverlauf bleibt ohne personenbezogene Daten erhalten. Das kann nicht rückgängig gemacht werden
Import und Export
- Importieren (CSV, Excel) übernimmt Ihre bestehenden Kontakte. Exporte aus onOffice, Propstack und FlowFact werden automatisch erkannt. Ablauf des Imports: Objekte und Leads aus einer Datei laden
- CSV exportieren lädt die Liste Ihrer Kontakte als CSV-Datei herunter
Kontakte entstehen auch von selbst: wenn Sie einen GREM-Kontakt annehmen oder einen Kunden anlegen.
Deals
Deals ist eine Kanban-Tafel. Über der Tafel wählen Sie eine von zwei Pipelines. Karten verschieben Sie per Drag-and-drop von Phase zu Phase.
Akquise (Eigentümer)
Neuer Kontakt → Erstkontakt → Bewertung → Maklervertrag → Vermarktung → Verkauft / Vermietet, daneben Verloren.
Verkauf / Vermietung (Käufer, Mieter)
Neuer Kontakt → Erstkontakt → Termin → Besichtigung → Angebot → Reservierung → Notartermin → Abgeschlossen, daneben Verloren.
Die Phasen der Pipelines sind fest vorgegeben und können nicht umbenannt werden.
Die Karte eines Deals
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Kunde | Name und Rolle des Kunden |
| Objekt | das verknüpfte Objekt |
| Betrag (EUR) | Kaufpreis oder Miete |
| Erwartete Provision | in Prozent oder in Euro |
| Verantwortlicher Makler | wer den Deal führt |
| Nächster Schritt | was als Nächstes zu tun ist, mit Frist |
| Kontakt bis, Zugeordnet bis | Fristen bei Kontakten, die über GREM kommen |
Kontakte von GREM
Nehmen Sie einen Kontakt an, legt GREM selbst einen Kontakt und einen Deal in der Phase Neuer Kontakt an. Ein Angebot eines Eigentümers kommt in die Pipeline Akquise, Käufer und Mieter kommen in die Pipeline Verkauf / Vermietung. Auf dem Deal laufen die Fristen Kontakt bis (3 Werktage) und Zugeordnet bis (14 Tage).
Rufen Sie mit Über GREM anrufen an: GREM ruft zuerst Sie und dann den Kunden an. Nach dem Gespräch wechselt der Deal in die Phase Erstkontakt. Damit ist der Kontakt über GREM bestätigt.
Phasen werden protokolliert
Jeder Wechsel der Phase wird mit Datum, Uhrzeit und Person gespeichert und kann nachträglich nicht geändert werden. Der Eigentümer sieht unter Meine Maklerwahl im Block Arbeit des Maklers die Phasen und Daten des Deals zu seinem Objekt, Ihre Notizen sieht er nicht.
Verlauf
Im Verlauf eines Deals steht alles in einer Liste:
- Anrufe über GREM-Telefonie mit Dauer
- Nachrichten
- Besichtigungen, Termine und Aufgaben aus dem Kalender
- Dokumente
- Notizen
- Wechsel der Phase und die Übergabe an einen anderen Makler
E-Mails werden nicht über GREM versendet und erscheinen daher hier nicht.
Ergebnis des Anrufs
Nach einem Anruf öffnet sich das Fenster Ergebnis des Anrufs. Wählen Sie Erreicht, Nicht erreicht, Rückruf oder Sonstiges und schreiben Sie eine Notiz: was vereinbart wurde und was der nächste Schritt ist. Das Ergebnis steht danach im Verlauf. Mit Später schließen Sie das Fenster ohne Eintrag.
Aufgaben
Unter Aufgaben sehen Sie Aufgaben und Nachfassen aus dem Kalender sowie die nächsten Schritte Ihrer Deals.
- Eine Aufgabe hat einen Titel, eine Frist (Fällig), eine Erinnerung und ist mit einem Kunden oder Deal verknüpft
- Neue Aufgabe öffnet den Kalender: Dort legen Sie die Aufgabe an und verknüpfen sie mit dem Kunden. Oder Sie tragen auf dem Deal den nächsten Schritt mit Frist ein
- Aufgaben stehen auch im Kalender
- Eine überfällige Aufgabe ist markiert und erscheint auf der Startseite
Objekt und Startseite
- Auf der Seite eines Verkaufsobjekts zeigt der Reiter Interessenten und Deals alle Kunden und Deals zu diesem Objekt
- Die Kachel Kunden in Arbeit auf der Startseite zeigt die Zahl der offenen Deals und führt zu CRM > Deals
CRM in der Agentur
Die Agentur hat vier Rollen: Inhaber, Büroleitung, Makler und Assistenz.
- Inhaber und Büroleitung sehen alle Kontakte und Deals der Agentur. Der Filter Nach Makler zeigt die Deals eines Maklers
- Makler sehen ihre eigenen Kontakte und Deals
- Assistenz sieht die Kontakte und Deals der Makler, denen sie zugeordnet ist
- Deal übergeben. Der Inhaber kann einen Deal einem anderen Makler übergeben. Die Übergabe steht im Verlauf
- Berichte. Unter Berichte zeigt der Block CRM: Pipeline den Wert der Pipeline, die Konversion nach Phasen und die Deals nach Makler