El CRM está incluido en el plan. Lo encontrará en el menú, en CRM, con cuatro apartados: Entrada, Contactos, Operaciones y Tareas. Calendario y Mensajes son apartados propios del menú y están conectados con el CRM.
Entrada
En la entrada ve todo lo que llega:
| Sección | Qué llega allí |
|---|---|
| Leads | Solicitudes a través de su página de destino, su página de marca y leads creados a mano |
| Solicitudes Smart | Solicitudes de las solicitudes Smart |
| Ofertas y solicitudes | Ofertas de propietarios, solicitudes de búsqueda y solicitudes sobre sus inmuebles |
| Solicitudes de socios | Solicitudes de colegas |
Las entradas nuevas se indican con un contador en el apartado Entrada. Cómo aceptar ofertas y solicitudes de búsqueda se explica en Aceptar contactos en Alemania.
Contactos
Contactos es su base de clientes: una ficha por persona, con sus operaciones e inmuebles. Puede buscar por nombre, teléfono o e-mail.
En la ficha figuran:
- Nombre, Teléfono, E-mail, Idioma, Mensajería
- Rol: propietario, comprador, inquilino, arrendador o colega
- Presupuesto (EUR) y Financiación verificada
- Origen: contacto GREM, página de destino, página de marca, manual o importación
- Inmuebles y Operaciones vinculados
Consentimiento (RGPD)
Para cada contacto, GREM muestra el consentimiento: Consentimiento el (fecha), Finalidad y Origen del consentimiento. En los contactos que llegan a través de GREM figura Consentimiento a través de GREM. Si no hay nada registrado para un contacto creado a mano, figura No registrado.
- Exportar datos le da todos los datos del contacto: operaciones, etapas, llamadas, citas y consentimientos. Así responde a una solicitud de acceso
- Eliminar contacto borra, a petición del cliente, sus datos personales de todas las operaciones. El historial de etapas se conserva sin datos personales. No se puede deshacer
Importación y exportación
- Importar (CSV, Excel) trae sus contactos existentes. Las exportaciones de onOffice, Propstack y FlowFact se reconocen automáticamente. Cómo funciona la importación: Cargar inmuebles y leads desde un archivo
- Exportar CSV descarga la lista de sus contactos como archivo CSV
Los contactos también se crean solos: cuando acepta un contacto GREM o añade un cliente.
Operaciones
Operaciones es un tablero kanban. Encima del tablero elige uno de los dos embudos. Las fichas se mueven de una etapa a otra arrastrándolas.
Captación (propietarios)
Nuevo contacto → Primer contacto → Valoración → Contrato de Makler → Comercialización → Vendido / alquilado, y aparte Perdido.
Venta / alquiler (compradores, inquilinos)
Nuevo contacto → Primer contacto → Cita → Visita → Oferta → Reserva → Cita con notario → Cerrado, y aparte Perdido.
Las etapas de los embudos son fijas y no se pueden renombrar.
La ficha de una operación
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Cliente | nombre y rol del cliente |
| Inmueble | el inmueble vinculado |
| Importe (EUR) | precio de compra o alquiler |
| Comisión prevista | en porcentaje o en euros |
| Makler responsable | quién lleva la operación |
| Siguiente paso | lo próximo que hay que hacer, con plazo |
| Contactar antes de, Asignado hasta | plazos de los contactos que llegan a través de GREM |
Contactos de GREM
Cuando acepta un contacto, GREM crea por sí mismo un contacto y una operación en la etapa Nuevo contacto. La oferta de un propietario va al embudo Captación; los compradores e inquilinos van al embudo Venta / alquiler. En la operación corren los plazos Contactar antes de (3 días laborables) y Asignado hasta (14 días).
Llame con Llamar vía GREM: GREM le llama primero a usted y luego al cliente. Después de la conversación, la operación pasa a la etapa Primer contacto. Con eso queda confirmado el contacto a través de GREM.
Las etapas quedan registradas
Cada cambio de etapa se guarda con fecha, hora y persona, y no se puede modificar después. El propietario ve en Mi elección de Makler, en el bloque Trabajo del Makler, las etapas y fechas de la operación de su inmueble; sus notas no las ve.
Historial
En el Historial de una operación está todo en una lista:
- llamadas por la telefonía de GREM con su duración
- mensajes
- visitas, citas y tareas del calendario
- documentos
- notas
- cambios de etapa y la transferencia a otro Makler
Los e-mails no se envían desde GREM, por eso no aparecen aquí.
Resultado de la llamada
Después de una llamada se abre la ventana Resultado de la llamada. Elija Contactado, No contactado, Volver a llamar u Otro y escriba una Nota: qué se acordó y cuál es el siguiente paso. El resultado aparece después en el historial. Con Más tarde cierra la ventana sin registrar nada.
Tareas
En Tareas ve las tareas y los seguimientos del calendario, así como los siguientes pasos de sus operaciones.
- Una tarea tiene un título, un plazo (Vence), un Recordatorio y está vinculada a un Cliente o a una operación
- Nueva tarea abre el Calendario: allí crea la tarea y la vincula al cliente. O bien indica en la operación el siguiente paso con su plazo
- Las tareas también aparecen en el calendario
- Una tarea vencida queda marcada y aparece en la página de inicio
Inmueble y página de inicio
- En la página de un inmueble en venta, la pestaña Interesados y operaciones muestra todos los clientes y operaciones de ese inmueble
- El mosaico Clientes en curso de la página de inicio muestra el número de operaciones abiertas y lleva a CRM > Operaciones
CRM en la agencia
La agencia tiene cuatro roles: titular, dirección de la oficina, Makler y asistente.
- El titular y la dirección de la oficina ven todos los contactos y operaciones de la agencia. El filtro Por Makler muestra las operaciones de un Makler
- Los Makler ven sus propios contactos y operaciones
- El asistente ve los contactos y operaciones de los Makler a los que está asignado
- Transferir la operación. El titular puede transferir una operación a otro Makler. La transferencia queda en el historial
- Informes. En Informes, el bloque CRM: embudo muestra el Valor del embudo, la Conversión por etapa y las Operaciones por Makler